Quy trình đào tạo nhân sự hiệu quả nhất cho mọi doanh nghiệp

Trong nền kinh tế hội nhập và phát triển như hiện nay, nguồn nhân lực chất lượng là điều mà các nhà lãnh đạo quan tâm. Bởi yếu tố con người vững mạnh thì doanh nghiệp mới có thể “vươn xa” và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thương trường. Vì vậy, đầu tư vào đào tạo nhân sự là giải pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Dưới đây là quy trình 5 bước đào tạo nguồn nhân lực, có tính khả thi và mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. 

Vì sao doanh nghiệp cần đào tạo nhân sự?

Đào tạo nhân sự là gì?

Khái niệm đào tạo nhân sự có hai khía cạnh chính là đào tạo và nhân sự. Trước hết, hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về “đào tạo”. Đây là hoạt động có tổ chức, được diễn ra trong khoảng thời gian nhất định, giúp người lao động nắm rõ nhiệm vụ, nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng.

Vậy nên, các khóa đào tạo cho doanh nghiệp chính là hoạt động nhằm nâng cấp kiến thức cho nhân viên, giúp họ thực hiện nhiệm vụ được giao một cách tối ưu nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất làm việc, khẳng định vị thế của mình trên “bản đồ kinh doanh”.

Đặc biệt, trong công cuộc xây dựng trạng thái bình thường mới, đào tạo nhân sự là yếu tố “nòng cốt”, giúp doanh nghiệp bắt kịp với những thay đổi của thị trường. Đồng thời, chất lượng nhân sự tốt mới có thể thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp trong thời kỳ tự động hóa.

Tầm quan trọng của việc đào tạo nhân sự

Trong môi trường làm việc, hầu hết nhân viên đều mong muốn được học hỏi và nâng cao kỹ năng chuyên môn để mở rộng cơ hội thăng tiến. Thông qua hoạt động đào tạo, mỗi nhân viên sẽ ý thức được khả năng của mình, cải thiện những khuyết điểm và từ từ hình thành tác phong làm việc chuyên nghiệp hơn. Bên cạnh đó, họ cũng tự khám phá được điểm mạnh tiềm ẩn của bản thân và hiệu chỉnh sao cho phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. 

Ngoài ra, việc tổ chức hoạt động đào tạo cho thấy sự gắn kết và quan tâm của doanh nghiệp đối với nhân viên. Từ đó, xây dựng đội ngũ nhân sự gắn bó, văn hóa công ty cởi mở, hình thành môi trường tập thể đoàn kết. Đồng thời, đào tạo nhân sự là giải pháp hiệu quả để hạn chế những mâu thuẫn, xung đột của các cá nhân thông qua những chính sách đào tạo nhân sự hiệu quả.

Hơn thế, phát triển năng lực đội ngũ nhân sự chính là hình thức “đãi ngộ” cho nhân viên, gián tiếp giúp người lao động cải thiện cuộc sống, phát triển nghề nghiệp ổn định. Đặc biệt, đây cũng là phương pháp được các doanh nghiệp sử dụng khi muốn chuẩn bị đội ngũ quản lý có chuyên môn cao trong tương lai.

Quy trình đào tạo nhân sự “chuẩn hóa” cho mọi doanh nghiệp

Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo nhân sự

Để xây dựng hoạt động đào tạo nhân viên hiệu quả, trước hết, nhà quản lý cần phải xác định nhu cầu của doanh nghiệp. Nhu cầu này được hình thành thông qua việc quan sát những thách thức mà doanh nghiệp đang và sẽ gặp phải. Ngoài ra, chúng có thể được xác định thông qua khoảng cách giữa kết quả làm việc thực tế và kỳ vọng của nhân viên. 

Để xác định được nhu cầu đào tạo, nhà quản lý có thể trả lời những câu hỏi như sau:

• Mục tiêu hiện tại và tương lai của doanh nghiệp là gì?
• Những hoạt động nào cần được thực hiện để đạt được những mục tiêu đó?
• Thái độ và hành động của mỗi nhân viên cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao là gì?
• Những khiếm khuyết (nếu có) trong kỹ năng, kiến thức hay thái độ của nhân viên trong lúc làm việc là gì?

Và để có thể đánh giá nhu cầu đào tạo, nhà quản lý có thể thực hiện nghiên cứu trên phương diện cá nhân hoặc nhóm. Trong khi đào tạo cá nhân có xu hướng chú trọng cải thiện hiệu quả làm việc thì đào tạo nhóm thường cố gắng khuyến khích sự đổi mới của nhân viên.

Bên cạnh đó, quá trình phân tích nguồn nhân lực hiện có cũng là cách giúp doanh nghiệp phát hiện nhu cầu đào tạo. Từ đó, hình thành cơ sở dự báo nhu cầu và bắt đầu tìm kiếm nguồn cung cấp nhân lực cho tương lai. 

Bước 2: Xác định mục tiêu đào tạo nhân sự

Tiếp theo, nhà quản lý cần xác định rõ mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được khi thực hiện chương trình đào tạo. Mục tiêu đó có thể là thời gian đào tạo, trình độ nhân viên sau đào tạo, số lượng và cơ cấu nhân viên được tham gia đào tạo. Khi xác định mục tiêu một cách rõ ràng, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí đáng kể. 

Có thể bạn quan tâm: Quy trình đào tạo nhân viên bán hàng hiệu quả, đúng chuẩn cho mọi doanh nghiệp

Hiện nay, có rất nhiều mô hình giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu đào tạo. Trong đó, mô hình S.M.A.R.T được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và áp dụng hiệu quả. Các thành phần của mô hình này bao gồm:

Specific (Cụ thể)

Doanh nghiệp nên chú trọng vào mục tiêu cụ thể, rõ ràng thay vì phân tán nguồn lực cho nhiều nhiệm vụ. Cụ thể, nhà quản trị có thể dựa vào những câu hỏi sau để xác định mục tiêu:

• Doanh nghiệp mong muốn đạt được điều gì trong tương lai?
• Lý do, mục tiêu và lợi ích cụ thể sau khi hoàn thành chương trình đào tạo là gì?
• Những đối tượng được tham gia đào tạo là ai?
• Có khó khăn nào khi thực hiện chương trình đào tạo hay không?

Measurable (Có thể đo lường được)

Mục tiêu mà bạn đặt ra phải đo lường được thì mới có thể đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo. Một mục tiêu có thể đo lường sẽ giúp bạn làm rõ các nội dung như:

• Số lượng nhân sự cần đào tạo là bao nhiêu và diễn ra trong thời gian bao lâu?
• Dấu hiệu thể hiện quá trình đào tạo đã được hoàn tất?

Achievable (Có khả năng đạt được)

Những mục tiêu bạn đưa ra cần phải thực tế, phù hợp với tình hình của doanh nghiệp và có tính khả thi. Không nên đặt mục tiêu quá cao hoặc quá dễ để tránh tốn thời gian và công sức.

Relevant (Có liên quan)

Mục tiêu có liên quan đến doanh nghiệp sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề sau:

• Chương trình đào tạo có mang đến giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp hay không?
• Đây có phải là thời điểm phù hợp để tiến hành chương trình đào tạo?
• Chương trình này có thích hợp với định hướng phát triển nhân lực mà doanh nghiệp xây dựng hay không?

Time-Bound (Có giới hạn thời gian)

Mục tiêu được đặt ra cần phải có thời gian cụ thể để phân bổ các hành động hợp lý, tránh việc trì hoãn. Vì thế, nhà quản trị nên trả lời các câu hỏi như:

• Tổng thời gian diễn ra chương trình đào tạo là bao lâu?
• Doanh nghiệp có thể chuẩn bị gì cho chương trình đào tạo ngay từ bây giờ?

Bước 3: Lập kế hoạch đào tạo

Kế hoạch đào tạo nhân sự được xây dựng dựa trên nhu cầu và mục tiêu đã xác định trước đó. Một kế hoạch đào tạo phải bao gồm những nội dung như sau:

• Tên chương trình
• Mục tiêu doanh nghiệp muốn đạt được sau chương trình đào tạo
• Đối tượng sẽ được tham gia
• Nhân sự, bộ phận phụ trách chương trình
• Nội dung và hình thức đào tạo cho nhân viên
• Dự kiến thời gian, chuẩn bị kế hoạch về tài chính và địa điểm
• Một số điều kiện ràng buộc khác dành cho nhân viên

Bên cạnh đó, để có tổ chức chương trình diễn ra thành công, người quản lý cũng nên chuẩn bị nội dung, tài liệu đào tạo và thiết kế hướng dẫn một cách chu đáo. Sau đó, hãy gửi thông tin chi tiết và cụ thể cho toàn bộ đội ngũ nhân viên được nắm rõ.

Bước 4: Triển khai chương trình đào tạo

Bước tiếp theo chính là triển khai chương trình đào tạo theo kế hoạch đã vạch ra. Trong suốt quá trình thực hiện, nhân viên được phép tham gia thực hành các kỹ năng và kiến thức của họ để giải quyết vấn đề cụ thể. 

Người hướng dẫn nên khuyến khích nhân viên tham gia thảo luận, nêu ra quan điểm, đặt câu hỏi và đóng góp ý kiến… Đồng thời, nhà quản lý phải theo sát nhân viên của mình để kiểm soát những vấn đề phát sinh cũng như đảm bảo chương trình đào tạo diễn ra thành công.

Bước 5: Kiểm tra và đánh giá 

Không dừng lại ở việc tổ chức hoạt động đào tạo nhân sự, nhà quản lý cũng cần thực hiện công tác kiểm tra và đánh giá. Toàn bộ quá trình này phải được ghi chép, thống kê và tổng kết một cách chi tiết. Thông qua đó, lãnh đạo có thể đo lường hiệu quả đào tạo.  

Để làm được điều này, hãy cùng tham khảo một số cách thức như sau:

• Thực hiện khảo sát thông qua phiếu trả lời ý kiến của nhân viên
• Tổ chức kiểm tra đánh giá chất lượng học tập của nhân viên
• Đo lường hiệu suất công việc sau khi nhân viên tham gia đào tạo
• Mức độ ảnh hưởng mà hoạt động đào tạo nhân lực mang đến cho từng nhân viên và cả công ty

Phương pháp đào tạo nhân sự hiệu quả, phù hợp với thị trường (mô hình đào tạo)

Đào tạo nhân sự bằng phương pháp huấn luyện trực tiếp

Hầu như các doanh nghiệp đều sử dụng phương pháp huấn luyện trực tiếp để đào tạo nguồn nhân lực. Đây cũng chính là hình thức kèm cặp khi truyền dạy kinh nghiệm cho nhân viên mới. Theo đó, các nhân viên cấp cao và quản lý sẽ trực tiếp huấn luyện cho nhân viên cấp thấp hơn. Học viên sẽ được chỉ dẫn chi tiết về quy định, quy trình và mục tiêu của công việc, sau đó làm theo thao tác của người dạy cho đến khi nắm rõ và thành thạo.

Ưu điểm của phương pháp này là dễ dàng quản lý theo từng nhóm nhỏ, học viên được chỉ dẫn “tận tay”, nếu không hiểu có thể hỏi lại ngay lập tức. Đồng thời, người được đào tạo cũng có thể tiếp thu và trực tiếp áp dụng vào thực tế trong suốt quá trình làm việc.

Tuy nhiên, nếu trực tiếp hướng dẫn cho một nhóm hoặc phòng ban, nhà quản lý khó có thể sát sao từng học viên. Đồng thời, nếu doanh nghiệp thường xuyên tuyển nhân viên mới, việc đào tạo trực tiếp sẽ tốn khá nhiều thời gian và chi phí, cho dù cùng một nội dung đào tạo.

Ngoài ra, phương pháp này phụ thuộc khá nhiều vào khả năng giảng dạy cũng như tâm huyết của người hướng dẫn. Nếu họ không có kỹ năng sư phạm, việc truyền tải thông tin đôi khi sẽ gây khó hiểu, không diễn đạt chuẩn xác được nội dung cần đào tạo. Bên cạnh đó, một người hướng dẫn không nhiệt tình sẽ gây ra những cản trở nhất định trong quá trình tiếp thu kiến thức của học viên.

Đào tạo nhân sự bằng phần mềm trực tuyến

Sau đại dịch COVID-19, diễn đàn Kinh Tế Thế Giới đã ước tính rằng 50% nhân viên cần được đào tạo lại vào năm 2025. Nhiều doanh nghiệp đã phải tìm ra cách thức mới để “tái tạo” lại hoạt động kinh doanh, đặc biệt khi gần như lực lượng lao động làm việc từ xa với những quy trình mới. 

Vì vậy, để đảm bảo nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên và thích ứng với biến đổi của thị trường lao động, nhiều doanh nghiệp đã chuyển hướng sang đào tạo nguồn nhân lực thông qua các phần mềm trực tuyến. Cụ thể, ban lãnh đạo sẽ sử dụng các phần mềm E-Learning để thiết kế chương trình đào tạo đúng chuẩn, từ xác định mục tiêu, dự báo nhu cầu đến phân tích hiện trạng nguồn nhân sự. 

Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo các bài giảng trực tuyến, kiểm tra và đánh giá chất lượng nhân viên để xây dựng các chiến lược phát triển phù hợp. Với các phần mềm trực tuyến, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tối ưu hóa quy trình đào tạo một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí.

Cụ thể, các phần mềm E-Learning sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chương trình đào tạo một cách tự động, đồng thời xây dựng khóa học lẫn các bài thi trực tuyến. Những nguồn tài liệu này sẽ được lưu trữ trực tuyến, giảm thiểu thời gian và chi phí đào tạo khi tuyển thêm nhân viên mới. 

Đặc biệt, hệ thống đào tạo trực tuyến cho phép ban lãnh đạo quản lý, đánh giá năng lực nhân viên thông qua những bài kiểm tra định kỳ. Từ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá đúng năng lực của nhân viên, biết được kỹ năng nào cần khắc phục để đưa ra chiến lược đào tạo phù hợp. 

Bên cạnh đó, khi đào tạo trực tuyến, nhà quản lý lẫn nhân viên đều không phải phụ thuộc vào địa điểm, thời gian hay lịch trình. Chỉ với vài thao tác hoặc nút bấm, toàn bộ nhân viên đều có thể tiếp thu một nguồn kiến thức chung, cho dù ở các múi giờ khác nhau. Điều này giúp việc đào tạo và phát triển nhân lực được đồng đều, nâng cao năng lực của đội ngũ nhân sự một cách đồng đều.

Hiện nay, ban lãnh đạo có thể lựa chọn phần mềm quản lý quá trình đào tạo, phần mềm đào tạo nhân lực dựa trên giáo trình hiệu chỉnh của doanh nghiệp hoặc phần mềm đào tạo chuyên sâu về những kỹ năng cần thiết như: Kỹ năng ngoại ngữ, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng cứng liên quan đến ngành nghề,...

Cách đào tạo nhân sự hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Để thực hiện chương trình đào nhân sự hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, các nhà quản lý có thể tham khảo một số giải pháp sau đây:

Thực hiện quá trình tuyển dụng có chọn lọc

Đây được xem là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí đào tạo và phát triển nhân sự. Thay vì tuyển dụng nhân viên vào doanh nghiệp và thực hiện đào tạo thì nhà quản lý nên chọn lọc ứng viên phù hợp, tiềm năng ngay từ đầu. 

Điều này có thể tốn thời gian và công sức nhưng bù lại doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên chất lượng, giảm thiểu chi phí đào tạo sau này. Hơn nữa, nhân sự có trình độ nghiệp vụ cũng sẽ mang lại hiệu suất làm việc tốt hơn cho doanh nghiệp.

Đào tạo và nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng

Để phát huy hiệu quả lao động, điều mà các nhà quản lý nên quan tâm chính là đào tạo và nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng cho đội ngũ nhân viên. Điều này sẽ thể hiện trách nhiệm và sự quan tâm của doanh nghiệp đối với người lao động. Đây được xem là hình thức vừa khuyến khích vừa ràng buộc để nhân viên gắn bó với doanh nghiệp nhiều hơn. 

Đặc biệt trong bối cảnh kinh tế toàn cầu, tiếng Anh yêu cầu tiên quyết không được bỏ qua. Theo nghiên cứu của Pearson, doanh nghiệp có thể mất đi 30% năng suất làm việc, 32% cơ hội kinh doanh với các đối tác nước ngoài bởi vì năng lực tiếng Anh hạn chế. 

Thông tin từ ETS (WhyEnglishMatters) và Cục Điều tra dân số của Mỹ cho rằng, có đến 27% sai sót trong các dự án và mất đi 25% doanh số khi nhân viên của doanh nghiệp có trình độ tiếng Anh kém. Vậy nên, chương trình đào tạo tiếng Anh cho nhân viên là điều cực kỳ quan trọng.

Thấu hiểu điều này, ELSA Speak cho ra mắt sản phẩm ELSA For Business - Chương trình đào tạo tiếng Anh doanh nghiệp. Với công nghệ AI tân tiến, ELSA Speak sẽ nhận diện giọng nói và sửa lỗi sai phát âm đến từng âm tiết, giúp đội ngũ nhân viên tự tin giao tiếp tiếng Anh. 

Ngoài ra, với chương trình này, nhân viên có thể tham gia học mọi lúc mọi nơi,  có tiến bộ rõ rệt chỉ với 10 phút mỗi ngày. Đồng thời, Bảng điều khiển ELSA Dashboard cho phép quản lý có thể theo sát tiến độ và kết quả học tập của từng nhân viên, phòng ban và cả công ty. Từ đó, giải quyết bài toán về hiệu suất đào tạo và chi phí đầu tư.

Với ELSA Speak, việc nâng cao kỹ năng và đào tạo tiếng Anh cho nhân viên sẽ không còn khó khăn. Từ đó, doanh nghiệp có thể đạt được mức độ hài lòng cao hơn từ khách hàng, nâng cao hiệu suất kinh doanh và phát triển hội nhập toàn cầu.

Có thể bạn quan tâm: Chương trình đào tạo & Dạy tiếng Anh cho doanh nghiệp theo tiêu chuẩn quốc tế

Nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực

Nhà quản lý nên hoàn thiện bộ máy tổ chức nhân sự, thiết kế tiêu chí đánh giá năng lực thường xuyên. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về đội ngũ nhân sự, cắt giảm những chi phí không cần thiết liên quan đến các chương trình đào tạo.

Gia tăng chính sách đãi ngộ, khuyến khích nhân viên

Thực tế, xây dựng chính sách đãi ngộ là điều không hề dễ dàng. Vậy nên, nhiều doanh nghiệp có xu hướng sử dụng chương trình “đại trà” cho tất cả nhân viên. Điều này sẽ làm giảm tinh thần của nhân viên, dẫn đến sự trì trệ trong công việc.

Vì thế, nhà quản lý nên tập trung xây dựng chính sách đãi ngộ theo từng cá nhân hoặc nhóm nhân viên để có sự phân hóa rõ rệt. Nó sẽ là động lực giúp nhân viên có ý chí làm việc hơn bao giờ hết.

Thuê công ty đào tạo nhân sự chuyên nghiệp

Nếu quy mô doanh nghiệp của bạn nhỏ hoặc chưa có đủ lực lượng chuyên môn để làm công tác phát triển, đào tạo nhân sự thì nên thuê các công ty chuyên có dịch vụ đào tạo. Các công ty đào tạo nhân sự chuyên nghiệp sẽ được hệ thống, quy trình bài bản, có hiệu quả, giúp nâng cao chất lượng nhân sự cho doanh nghiệp.

Đồng thời, nếu bạn xác định lựa chọn dịch vụ thì nên kiểm tra công ty đó về độ uy tín trong ngành, chương trình đào tạo có phù hợp với doanh nghiệp của mình không trước khi quyết định. Việc làm này sẽ rút ngắn được thời gian cũng như tính hiệu quả cho nhân viên.

Có thể bạn quan tâm: Các khóa đào tạo cho doanh nghiệp & nhân viên phổ biến nhất hiện nay

Kết luận

Bài viết này đã tổng hợp quy trình, phương pháp đào tạo nhân sự tối ưu, toàn diện cho các doanh nghiệp. Hy vọng nhà quản lý và ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quát hơn để đưa ra chiến lược hiệu quả, nhằm nâng cao chất lượng bộ máy nhân sự. Từ đó, tối ưu hóa năng suất lao động, gia tăng vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong dài hạn. 

Đặc biệt, để thực hiện hóa mục tiêu hội nhập quốc tế, quý doanh nghiệp hãy đăng ký và trải nghiệm chương trình đào tạo tiếng Anh cho doanh nghiệp tại ELSA Speak ngay hôm nay!

Nguồn: Quy trình đào tạo nhân sự hiệu quả nhất cho mọi doanh nghiệp